Irse de vacaciones no garantiza desconectar del trabajo. Dejar asuntos abiertos, seguir recibiendo notificaciones o convertirse en la única persona capaz de resolver determinados problemas puede hacer que el descanso empiece con el portátil cerrado, pero con la cabeza todavía en la oficina. Para María Díez, directora de Recursos Humanos de SDi, la desconexión real comienza mucho antes del primer día de vacaciones: con equipos bien organizados, tareas documentadas y responsabilidades repartidas.
La clave está en que la ausencia de una persona no paralice el trabajo. Díez defiende que la información relevante debe estar en repositorios comunes, que las tareas puedan traspasarse con facilidad y que los procesos críticos tengan siempre, al menos, una segunda persona capaz de asumirlos. “No podemos trabajar si la información está en la cabeza de una única persona”, explica. La organización previa no sirve únicamente para las vacaciones: evita que cualquier ausencia inesperada convierta un proceso ordinario en un problema para toda la empresa.
Ese trabajo previo incluye también planificar quién se marcha y cuándo. Dos personas que se respaldan mutuamente no deberían coincidir en vacaciones y las empresas necesitan conocer cuáles son sus momentos de mayor y menor carga de trabajo para organizar las ausencias con antelación. No existe una única época válida para todos: agosto puede ser un periodo tranquilo en un sector y coincidir con el momento de mayor actividad en otro.
Pero la responsabilidad no recae únicamente sobre la empresa. Antes de marcharse, el trabajador debería dejar claro qué asuntos ha terminado, cuáles quedan pendientes y quién puede hacerse cargo de ellos. “El trabajador tiene que decir: mira, no me ha dado tiempo a cerrar esto, esto y esto”, señala Díez. Esas tareas deben quedarse acompañadas de unas instrucciones mínimas para que los compañeros puedan continuar sin recurrir constantemente a quien está de vacaciones.
Una vez hecho ese traspaso, llega una medida mucho más sencilla: cortar los canales que mantienen conectado al trabajador con la oficina. Para los empleados sin responsabilidades directivas, Díez recomienda dejar en la empresa los dispositivos corporativos y, si existen herramientas de trabajo instaladas en el teléfono personal, desactivar al menos sus notificaciones. “El ordenador se queda aquí, el móvil se queda aquí, todo se tiene que quedar”, sostiene.
La situación cambia para directivos y responsables de equipo, cuyos puestos suelen tener menos posibilidades de sustitución directa. En estos casos, la especialista apuesta por establecer antes de las vacaciones un protocolo muy concreto: qué asuntos quedan abiertos, qué puede solucionar el equipo por sí mismo, qué consecuencias tendría retrasar una decisión y quién puede asumirla si el responsable no está disponible. Solo cuando el impacto sea realmente importante debería producirse el contacto.
Vigilancia constante
Ese sistema, explica Díez a partir de su propia experiencia, permite sustituir la vigilancia constante por una disponibilidad previamente definida. El objetivo no tiene que ser necesariamente pasar todos los días sin mirar jamás una herramienta de trabajo, sino conseguir que, cuando se comprueba si existe alguna incidencia, no haya nada que gestionar porque el equipo estaba preparado para resolverlo. “La desconexión se logra cuando tú miras y no hay nada que gestionar”, resume.
La duración de las vacaciones también importa. Díez señala que los estudios que maneja sitúan entre cinco y ocho días el tiempo que puede necesitar una persona con responsabilidad para desconectar completamente del trabajo. Durante los primeros días, la mente tiende a volver a aquello que preocupa o ha quedado pendiente, algo que dificulta alcanzar un descanso real cuando las vacaciones se limitan a periodos muy breves.
El nivel de responsabilidad pesa, de hecho, más que el sector en el que se trabaja. Directivos, propietarios y responsables se marchan, en palabras de Díez, con “una mochila de vacaciones brutal”, mientras que profesiones con una fuerte carga psicológica también pueden necesitar más tiempo para recuperar distancia respecto al trabajo. Cuanto mayor es la responsabilidad o más prolongados son los asuntos que una persona arrastra consigo, más difícil resulta cerrar mentalmente la jornada al comenzar las vacaciones.
Las empresas también tienen margen para impedir que esa desconexión se rompa. Una medida sencilla consiste en hacer visible quién está de vacaciones y acostumbrar a los equipos a programar mensajes que no sean urgentes para el día de regreso. Así, quien necesita enviar una información puede quitársela de encima sin trasladar el problema a una persona que está descansando.
Y si el mensaje termina llegando, Díez recomienda marcar límites. Cuando el asunto puede esperar, basta con confirmar que se ha recibido y dejar claro que se resolverá al volver. Esa respuesta puede resultar más difícil cuando quien escribe es un superior, de ahí que insista en que la propia empresa debe proteger las vacaciones y no asociar disponibilidad permanente con compromiso profesional.
La vuelta también forma parte de una buena desconexión. Díez recomienda reservar entre tres y cuatro horas del primer día sin reuniones para revisar agenda, correos y mensajes antes de recuperar el ritmo habitual. Y propone hacerlo al revés de lo que muchos trabajadores hacen de forma automática: empezar por los mensajes más recientes y avanzar hacia los más antiguos, porque una parte de los problemas planteados durante la ausencia probablemente ya se habrá resuelto.
En el fondo, poder irse de vacaciones sin que el trabajo persiga al empleado es también una prueba de cómo está organizada una empresa. Si todo depende de una sola persona, no es esa persona la que se ha vuelto imprescindible: es el equipo el que no ha distribuido correctamente el conocimiento y las responsabilidades. “Un equipo que depende de una persona que se ha ido de vacaciones, el problema lo tiene el jefe, no la persona que se ha ido de vacaciones”, concluye Díez.
