La inteligencia artificial y la automatización no son el futuro: son el presente. Y si trabajas en Recursos Humanos, ya no puedes permitirte seguir gestionando ciertos procesos como hace 10 años. Automatizar no solo ahorra tiempo: reduce errores, mejora la experiencia de las personas y te permite centrarte en lo que realmente aporta valor.
Una cosa a tener en cuenta es que IA y automatización no son lo mismo, pero la mayoría de veces van de la mano. Tenemos que dejar de pensar que la IA son programas súper complejos que cuestan miles de euros y muchísimo tiempo de pensar, definir e implementar. No. Hoy en día hay soluciones magníficas a un precio súper razonable. Pero más allá de eso, la automatización, que es más simple, puede salvarte de ese trabajo tedioso y repetitivo.
Así que hoy voy con 10 procesos que deberías tener automatizados YA (o al menos estar en ello) y también mis propias recomendaciones.
1. Cribado inicial de CVs
Con herramientas de IA que te permiten filtrar por palabras clave, categorías, experiencia, etc., puedes reducir el tiempo de preselección en más del 60%. Ideal si recibes muchas candidaturas o tienes procesos frecuentes. Este es el proceso número uno.
- ¿Qué he probado yo? ChatGPT, Viterbit, Factorial, Sesame, Personio, HireVue, BreezyHR, Zoho Recruit.
- ¿Con qué me quedo? Yo me quedo con Viterbit. Pero si tienes poco presupuesto, con la cuenta premium de ChatGPT y este prompt que te dejo aquí, te vale:
– Prompt para cribado automático de CVs con IA:
«Actúa como un experto en selección de personal. Vas a comparar una oferta de empleo con varios CVs. Prioriza los candidatos que tengan el mayor porcentaje de coincidencia entre las palabras clave de la oferta y su texto. En segundo lugar, ordena por los años de experiencia en los requisitos principales, valorando tanto los que se acercan por debajo como los que superan ligeramente lo que pedimos. Devuélveme un ranking con puntuación, resumen del perfil y observaciones.» - No es para ti… Estás en un sector donde la guerra del talento sea la regla (informática, farma, ingeniería…) o los candidatos no estén muy acostumbrados a la digitalización (gremios, oficios técnicos).
2. Envío de comunicaciones automatizadas a candidatos
- Ahorrarás horas de correos innecesarios. Desde la confirmación de recepción de candidatura hasta el aviso de cierre de proceso, puedes usar herramientas para automatizar sin perder el tono humano.
- ¿Qué he probado yo? Viterbit, Teamtailor, Workable, Talent Clue, Google Workspace con plantillas.
- ¿Con qué me quedo? Si buscas personalización y trazabilidad, Viterbit es muy completo. Para algo más accesible, puedes con un soporte básico de IT (un proyecto de menos de 120 horas) se puede conectar Power Automate con formularios de Forms o Gmail y enviar respuestas súper automáticas.
- No es para ti si… Tu volumen de contrataciones es muy bajo o no necesitas mantener contacto sistemático con candidatos.
3. Onboarding básico
Desde la entrega de documentos hasta la bienvenida al equipo, tener un onboarding estandarizado reduce errores y mejora la experiencia de incorporación.
- ¿Qué he probado yo? Factorial, Personio, ClickUp, Trello + Google Forms.
- ¿Con qué me quedo? ClickUp si buscas flexibilidad y trazabilidad sin ser 100% RRHH. Para una solución todo en uno, Personio.
- No es para ti si… Incorporas 2 personas al año o el onboarding se hace presencial y de forma informal.
4. Gestión de solicitudes recurrentes (vacaciones, certificados, etc.)
Evita perder tiempo en gestiones repetitivas y sin valor añadido. Delega en plataformas que centralicen todo.
- ¿Qué he probado yo? Factorial, Bizneo, Sesame HR, o softwares especializados como Hrlog Excel + formularios.
- ¿Con qué me quedo? Hrlog es tu herramienta buena, bonita y barata, con todas las funcionalidades. Si el presupuesto es bajo, Google Forms + Power Automate te puede aportar flexibilidad, control y un flujo de aprobaciones súper simple solo con tu correo.
- No es para ti si… Tu organización tiene hasta 10 empleados o no hay un volumen de peticiones que lo justifique.
5. Encuestas de clima y pulso laboral
Conocer el estado emocional de la plantilla no debe depender solo de la intuición. Automatiza encuestas rápidas, anónimas y medibles.
- ¿Qué he probado yo? Officevibe, Typeform, Google Forms, Culture Amp, HappyForce.
- ¿Con qué me quedo? HappyForce por usabilidad, trazabilidad y UX! Creo que es una herramienta top que, además, está en continua mejora. Forms te puede servir sin problema si lo haces con pocos empleados y 2-3 veces al año.
- No es para ti si… Aún no tienes una cultura de feedback instaurada. Entonces empieza por algo más simple.
6. Formación obligatoria o inicial
Establecer un recorrido formativo automatizado mejora la acogida y el cumplimiento legal.
- ¿Qué he probado yo? Moodle, TalentLMS, 360Learning, Google Classroom.
- ¿Con qué me quedo? 360Learning si buscas combinar formación y seguimiento. Google Classroom para soluciones rápidas sin coste.
- No es para ti si… No tienes formaciones recurrentes o tu equipo ya recibe estas sesiones en formato presencial.
7. Control de presencia y registro horario
Un requisito legal que puede ser fácil (o un caos). Automatizar este proceso te ahorra problemas.
- ¿Qué he probado yo? Sesame HR, Woffu, Bizneo, Factorial, HRlog.
- ¿Con qué me quedo? Hrlog como herramienta me parece TOP y su sistema de mejora continua e información de legislación me encanta. Woffu para empresas con turnos complejos.
- No es para ti si… te diría que esta parte de aquí no tiene sentido. A punto de entrar en nueva normativa en 2025 de registro horario obligatorio, por favor ten uno ya.
7. Control de presencia y registro horario
Un requisito legal que puede ser fácil (o un caos). Automatizar este proceso te ahorra problemas.
- ¿Qué he probado yo? Sesame HR, Woffu, Bizneo, Factorial, HRlog.
- ¿Con qué me quedo? Hrlog como herramienta me parece TOP y su sistema de mejora continua e información de legislación me encanta. Woffu para empresas con turnos complejos.
- No es para ti si… te diría que esta parte de aquí no tiene sentido. A punto de entrar en nueva normativa en 2025 de registro horario obligatorio, por favor ten uno ya.
8. Actualización de datos personales y laborales
Evita errores y dependencia del equipo de RRHH para gestiones simples.
- ¿Qué he probado yo? Portales de empleados de Factorial, Personio, BambooHR.
- ¿Con qué me quedo? Cualquiera que tenga opción de autoservicio y trazabilidad.
- No es para ti si… Tu plantilla es pequeña y hay contacto directo continuo con RRHH.
9. Alertas automáticas de caducidad de contratos, formaciones, etc.
Evita el clásico “esto se nos pasó”.
- ¿Qué he probado yo? Google Calendar, Factorial, ClickUp, Notion.
- ¿Con qué me quedo? ClickUp o Notion con automatizaciones básicas. Factorial si ya usas la plataforma.
- No es para ti si… Tu volumen de incidencias es bajísimo y todo se gestiona con reuniones semanales.Por encima de 20 empleados, no te recomiendo estar aquí.
10. Generación de informes y KPIs de RRHH
Necesitas datos en tiempo real para tomar decisiones y defender tu trabajo.
- ¿Qué he probado yo? Power BI, Tableau, Excel con macros, informes automáticos de Factorial.
- ¿Con qué me quedo? Power BI me parece, de lejos, la herramienta más precisa y que puede conectarse con prácticamente todos los software. Está hecho para ti, y es el proyecto perfecto si tienes un poco más de presupuesto. Excel si prefieres tener el control total (pero asegúrate por favor de tener un nivel de Excel avanzado).
- No es para ti si… Tus decisiones se toman en base a impresiones y no necesitas KPIs por ahora.
¿Cuáles tienes ya automatizados y cuáles son tu siguiente paso? Automatizar no es deshumanizar: es dejar espacio para hacer mejor lo que solo las personas saben hacer.
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