Desde el 5 de octubre de 2026, el Documento Electrónico de Control Administrativo (DECA) tiene que generarse en formato electrónico en los transportes de mercancías por carretera sujetos a esta obligación. Si contratas una agencia, normalmente sí. Si repartes con tus propios vehículos, en general no.
Un solo palet que sale con una agencia ya puede necesitar su DECA. Da igual que la mercancía sea poca.
Con el DECA obligatorio en 2026, el documento de control tiene que generarse en electrónico y llevar un código QR.
En SDi ayudamos a las empresas a adaptar sus procesos cuando cambia la normativa, con soluciones que encajen en su día a día. Al final tienes una guía práctica gratuita.
¿Qué es el DECA y desde cuándo es obligatorio en 2026?
El DECA (Documento Electrónico de Control Administrativo) identifica determinados transportes de mercancías por carretera. Recoge las empresas que intervienen, el origen y el destino, la mercancía y los vehículos.
El documento de control administrativo ya existía. Lo que cambia es que desde el 5 de octubre de 2026 debe generarse en formato electrónico en los transportes sujetos a esta obligación.
La normativa DECA del transporte se apoya en la Orden FOM/2861/2012, la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible y la Resolución de 5 de junio de 2026.
Escanear un albarán o guardar un PDF cualquiera no sirve. La resolución pide un PDF nativo digital, no escaneado, con un código QR dentro que enlaza a una dirección única para consultar el documento en una inspección.
¿Quién está obligado al DECA en el transporte de mercancías?
No todas las empresas que envían productos tienen que generar el DECA. Depende de cómo se haga cada transporte.
¿Necesito DECA si reparto con mis propios vehículos?
Si entregas tus productos con tus propios vehículos y es transporte propio de verdad, en general no necesitas el DECA que se exige al transporte público de mercancías.
¿Es obligatorio el DECA si contrato una agencia de transporte?
Si contratas a una empresa externa para hacer la entrega, normalmente necesitarás el documento electrónico de control administrativo. Hay excepciones legales.
Una misma empresa puede hacer transportes que necesitan DECA y otros que no. Antes de preparar la documentación, revisa cada tipo de envío.
¿Cuándo necesito DECA para enviar palets o realizar varias entregas?
Puedes enviar un solo palet, contratar un grupaje o repartir en varias paradas de una misma ruta. Son situaciones habituales, pero no se gestionan igual.
Un único palet no te exime del DECA. Si el servicio está sujeto a la normativa, lo necesitas aunque la mercancía sea poca.
En un grupaje compartes camión con mercancías de otras empresas, y eso tampoco elimina la obligación por sí solo. Con varias entregas, la normativa deja agrupar los envíos en un mismo DECA. Eso sí, solo si quien contrata y quien transporta son los mismos en todos ellos.
¿Tienes dudas sobre cómo afecta el DECA a tus envíos?
Hemos preparado una guía práctica con estos casos y con otros habituales, como las recogidas que hace el cliente, los envíos directos del proveedor y las responsabilidades de cada transportista.
¿Quién debe generar el DECA: el cargador o el transportista?
En una misma operación pueden intervenir hasta cuatro empresas, que son la que vende, la que compra, una agencia y la que hace la entrega.
Para saber a quién le toca, importan dos figuras.
- El cargador contractual es quien contrata directamente el servicio de transporte.
- El transportista efectivo es la empresa que realiza materialmente el transporte.
Los dos tienen obligaciones con la formalización del DECA, pero eso no quiere decir que cada uno genere un documento distinto.
Así que no siempre lo gestiona el vendedor ni siempre el comprador. Depende de cómo se haya contratado el transporte.
¿Cómo gestionar el DECA sin duplicar tareas administrativas?
Si ya tienes clientes, pedidos y direcciones en un Excel, un programa de facturación o un ERP, lo ideal es no teclearlos otra vez para cada DECA. Solo funciona si la herramienta sabe leerlos.
¿Necesito un ERP para gestionar el DECA?
No es obligatorio tener un ERP para cumplir la normativa DECA. Sí hace falta algún software que genere el documento en formato electrónico, pero no tiene por qué ser un ERP.
Un ERP es un programa que centraliza procesos como compras, ventas, almacén, facturación y pedidos.
Si hoy trabajas con hojas de cálculo o a mano, puedes echar un vistazo a las soluciones ERP para empresas y ver si encajan con lo que necesitas.
Si ya tienes un ERP, comprueba si existe una integración DECA compatible que use tus datos para preparar el documento.
Tener un ERP tampoco basta por sí solo. Si no genera el DECA con los requisitos de la norma, sigues sin cumplir.
¿Qué errores debes evitar al gestionar el DECA?
Instalar una aplicación no basta. También hay que conocer los requisitos del documento y quién responde de qué en cada transporte.
- Confundir el albarán con el DECA, que son documentos con finalidades distintas.
- Dar por hecho que el transportista se encarga de todo. El cargador contractual también tiene responsabilidades.
- Dejarlo para el último momento. Si el camión ya está cargado y no hay DECA, llegas tarde, porque debe generarse antes de que empiece el transporte.
¿Cómo preparar tu empresa para cumplir con la normativa DECA?
Antes de elegir herramienta, revisa cómo organizas hoy tus transportes.
Empieza por estas tres comprobaciones.
- Identifica qué transportes haces con medios propios y cuáles contratas, y quién contrata y quién realiza cada uno.
- Localiza los datos que necesitas y dónde los tienes registrados hoy.
- Organiza la conservación. La resolución obliga a guardar los ficheros electrónicos al menos un año, así que tienes que poder recuperarlos durante ese plazo.
¿Necesitas ayuda para adaptar tu gestión al DECA?
Si no tienes claro qué envíos necesitan DECA, o cómo generarlo sin teclear dos veces los mismos datos, lo vemos contigo sobre tu caso real.
Revisión de tus transportes
Separamos lo que haces con tus vehículos de lo que contratas a una agencia y marcamos qué envíos necesitan DECA.
Datos y herramienta
Vemos dónde tienes ya clientes y pedidos, y qué solución genera el DECA con esos datos, con ERP o sin él.
Puesta en marcha
Incorporamos el DECA a tu operativa y dejamos claro quién lo genera y cómo se guarda durante el año que exige la normativa.
Preguntas frecuentes
¿El DECA necesita firma?
No es obligatoria. Si decides firmarlo, la firma electrónica tiene que ser al menos avanzada o cualificada.
¿Puedo modificarlo una vez generado?
Sí, mientras dura el servicio. Puedes editar el PDF indicando el motivo del cambio, o generar uno nuevo con otra dirección y guardar el original.
¿El conductor tiene que llevarlo impreso?
Tiene que recibir una copia antes de empezar el servicio, impresa o electrónica. Las anotaciones hechas a mano no se tienen en cuenta.
¿Qué formato y tamaño tiene que tener?
Un PDF nativo digital, no escaneado, de 5 MB como máximo. El código QR va dentro del PDF y enlaza a una dirección segura que se abre sin pedir usuario ni contraseña.
