Acceder a una ayuda pública puede parecer una buena noticia para cualquier empresa que esté pensando en invertir en tecnología. Pero una subvención también puede acabar saliendo cara si empuja a financiar herramientas que no responden a una necesidad real. El problema, advierten los expertos, aparece cuando la empresa empieza por preguntarse qué puede subvencionar en lugar de qué necesita mejorar.
Es uno de los errores que más se repiten en los procesos de digitalización. Alfredo Villanova, director de Negocio de la empresa tecnológica SDi y con más de 20 años de experiencia en el sector, asegura que muchas compañías siguen eligiendo primero la herramienta y buscando después cómo encajarla en su negocio. “Antes de pensar en inteligencia artificial, hay que preguntarse qué parte del negocio necesita mejorar: ventas, operaciones, costes o toma de decisiones”, explica.
La diferencia puede parecer menor, pero afecta directamente al resultado de la inversión. Una empresa puede obtener financiación para implantar inteligencia artificial, automatizar procesos o desarrollar una nueva solución tecnológica y, aun así, terminar gastando dinero en algo que apenas utiliza o que no resuelve ninguno de sus problemas principales. La subvención reduce el coste, pero no convierte una mala inversión en una buena.
Por eso, Villanova recomienda empezar identificando dónde está perdiendo la empresa tiempo, dinero o control. Si el problema está en una mala gestión del stock, la prioridad debería estar en inventario, compras y previsión. Si se pierden oportunidades porque el equipo comercial trabaja con información dispersa, tendría más sentido actuar sobre el CRM, los procesos de venta y los datos. Y si buena parte de la jornada se consume en tareas administrativas, automatizar facturas, pedidos, documentación o informes puede ofrecer un impacto mucho más directo.
Menos errores
“Las mejores implantaciones son las que conectan tecnología con indicadores de negocio”, señala. La inversión, por tanto, debería plantearse con un resultado concreto desde el principio. Menos errores, ahorro de tiempo, mayor control, mejora de márgenes o incremento de ventas son objetivos que permiten comprobar después si el proyecto ha funcionado. “La empresa que te asesore en este proyecto tiene que estimar el ROI desde el principio”, aconseja Villanova.
La inteligencia artificial ha añadido una nueva capa a este problema. Su popularidad y la aparición de programas de ayudas específicos pueden llevar a algunas empresas a plantearse su implantación sin haber resuelto antes cuestiones mucho más básicas. “Si los datos no están ordenados o los procesos no están claros, la inteligencia artificial no soluciona el problema. Lo hace más visible”, advierte el experto.
En la práctica, introducir más tecnología sobre procesos mal definidos puede añadir complejidad en lugar de eliminarla. Nuevas herramientas, sistemas que no se comunican entre sí o empleados que mantienen al mismo tiempo el procedimiento antiguo y el nuevo pueden acabar generando justo el efecto contrario al buscado: más trabajo y menos eficiencia.
«No todo se puede hacer al mismo tiempo»
Ese riesgo aumenta cuando se intenta aprovechar una convocatoria para acometer demasiados cambios a la vez. “No todo se puede hacer al mismo tiempo”, recuerda Villanova. La recomendación es ordenar las inversiones en una hoja de ruta y empezar por proyectos concretos capaces de ofrecer resultados visibles en un plazo aproximado de seis a doce meses.
No siempre son las iniciativas más llamativas. Automatizar una tarea administrativa, conectar dos sistemas que funcionan por separado o mejorar el acceso a la información comercial puede aportar más valor que un proyecto mucho más ambicioso que la organización todavía no está preparada para asumir. También hay otro coste que suele quedar fuera de la primera decisión: el cambio interno. Una herramienta puede estar correctamente implantada y, aun así, fracasar si nadie la utiliza. “La tecnología se instala en servidores o en la nube; la transformación se instala en las personas”, resume Villanova.
Formar a los equipos, acompañarlos durante el cambio y explicar qué problema resuelve la nueva tecnología resulta tan importante como la propia implantación. Cuando una herramienta se percibe como una imposición o añade pasos al trabajo cotidiano, aumenta el riesgo de que termine infrautilizada.
La ciberseguridad tampoco debería quedar fuera de la inversión. Cuantos más procesos se digitalizan y más sistemas se conectan, mayor es también la exposición a posibles incidentes. Copias de seguridad, gestión de accesos, permisos o formación frente a fraudes digitales deberían formar parte de cualquier estrategia tecnológica. “Digitalizar sin ciberseguridad es abrir más puertas sin poner cerraduras”, advierte Villanova.
A todo ello se suma que digitalizar una empresa puede exigir inversiones importantes. Según explica el experto, un primer salto tecnológico puede situarse entre los 15.000 y los 40.000 euros en una pequeña empresa, mientras que en organizaciones más estructuradas los proyectos pueden alcanzar entre 50.000 y 150.000 euros y desplegarse en varias fases.
Las ayudas públicas pueden aliviar una parte de ese coste y acelerar proyectos que ya tenían sentido para la empresa. El peligro aparece cuando sucede al revés y es la existencia de la subvención la que crea la necesidad de invertir.
“Una pyme que quiera seguir siendo competitiva tiene que invertir todos los años en tecnología, datos, ciberseguridad y formación”, señala Villanova. En otras palabras, una ayuda puede facilitar el camino, pero difícilmente sustituye una estrategia sostenida.
Antes de solicitar una subvención para digitalización, la pregunta más útil quizá sea también la más sencilla: si esa inversión no estuviera subvencionada, ¿seguiría teniendo sentido para el negocio? Si la respuesta no está clara, el riesgo llega más allá de desaprovechar una ayuda. Es terminar pagando por una transformación que la empresa nunca necesitó. “La subvención financia una parte del camino; la competitividad se construye con continuidad”, concluye Villanova.
